Política y manual de tratamiento de datos personales

OBJETIVO
Definir un manual interno que cumpla con las condiciones legales de protección de datos personales, en especial con lo señalado en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, garantizando la posibilidad que tienen los titulares de los datos de ejercer libremente su derecho constitucional de Habeas Data, consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.

DEFINICIONES
Para efectos de la comprensión de este manual, se adoptan las definiciones legales contenidas en el Artículo 1 de este documento.

RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad de todos los colaboradores, contratistas y terceros autorizados de TUCARGA CARGO S.A.S., acatar y hacer cumplir las disposiciones de este manual.

INTRODUCCIÓN
TUCARGA CARGO S.A.S. (en adelante, "la Compañía") es una sociedad comercial dedicada a la prestación del servicio de transporte terrestre de carga, identificada con NIT 901.659.480-1, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C. La Compañía actúa en calidad de Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales de sus clientes, generadores de carga, propietarios, poseedores y conductores de vehículos, empleados, proveedores y usuarios del sitio web.

Artículo 1. Definiciones
Para efectos de la interpretación de esta política, se aplican las siguientes definiciones ajustadas al marco legal vigente:

- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos (en este caso, TUCARGA CARGO S.A.S.).
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento (clientes, conductores, propietarios de vehículos, empleados, usuarios web, etc.).
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión.
- Consultas: Solicitud formulada por el Titular o sus causahabientes para conocer la información personal que reposa en las bases de datos de la Compañía.
- Reclamos: Solicitud formulada por el Titular o sus causahabientes para corregir, actualizar o suprimir sus datos, o al advertir el presunto incumplimiento de los deberes legales.

Artículo 2. Principios Rectores
En el desarrollo y aplicación de esta política, TUCARGA CARGO S.A.S. aplicará de manera estricta e integral los principios previstos en la Ley 1581 de 2012:

Principio de Legalidad: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que se sujeta a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
Principio de Finalidad: El Tratamiento obedece a una finalidad legítima con arreglo a la Constitución y la Ley, la cual es informada al Titular (gestión del servicio de transporte terrestre de carga, cumplimiento de normas de tránsito y transporte, trazabilidad de remesas, fines contractuales y comerciales).
Principio de Libertad: El Tratamiento solo se ejercerá con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo mandato legal o judicial.
Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Principio de Transparencia: Se garantiza el derecho del Titular a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan en cualquier momento y sin restricciones.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos y las disposiciones legales.
Principio de Seguridad: La información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos obligan a garantizar la reserva de la información, incluso tras finalizar su relación contractual o laboral.

Artículo 3. Categorías de Datos

Dato Público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible (ej. estado civil, calidad de comerciante, profesión u oficio).
Dato Semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima pero su conocimiento interesa a cierto sector o grupo (ej. datos de comportamiento financiero o crediticio).
Dato Privado: Dato de naturaleza íntima y reservada que solo es relevante para el Titular.
Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (ej. datos de salud, datos biométricos, fotos/huellas para ingreso o enrolamiento de conductores).

Artículo 4. Derechos de los Titulares
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene derecho a:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a TUCARGA CARGO S.A.S.Solicitar prueba de la Autorización otorgada, salvo las excepciones previstas en la ley.Ser informado por la Compañía sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a las normas de protección de datos.Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales.Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de Tratamiento.
Artículo 5. Deberes de TUCARGA CARGO S.A.S.
La Compañía velará de manera permanente por el cumplimiento de los siguientes deberes (artículo 17 de la Ley 1581 de 2012):
Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.Solicitar y conservar copia de la correspondiente Autorización.Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.Conservar la información bajo condiciones de seguridad adecuadas.Tramitar las consultas y reclamos dentro de los términos legales.Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para la protección de datos.Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Los titulares o sus causahabientes podrán radicar sus peticiones, consultas o reclamos a través de los siguientes canales oficiales:
Correo electrónico: juridico@tucarga.comTeléfono de atención: 601 7567640Sitio Web: https://tukarga.com/Dirección Física: Cra 7b No 124-79

Artículo 6. Tramitación de Consultas
Los Titulares podrán consultar la información personal que reposa en las bases de datos de la Compañía.

Atención: La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.
Prórroga: Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se resolverá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Gratuidad: El Titular podrá consultar sus datos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario.

Artículo 7. Tramitación de Reclamos
El Titular que considere que la información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que advierta el incumplimiento de deberes legales, podrá presentar un reclamo indicando:
- Nombre e identificación del Titular / Peticionario.
- Descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo.}
- Dirección de correspondencia física o electrónica.
- Documentos o pruebas que pretenda hacer valer.

Reglas del Procedimiento:

Incompleto: Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin presentar la información, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Leyenda en trámite: Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "Reclamo en trámite" en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

Término de Respuesta: El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible responder en este lapso, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, la cual no superará los ocho (8) días hábiles adicionales.

Parágrafo 1. Revocatoria y Supresión: La solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (por ejemplo, regulación sobre conservación de documentos de transporte, facturación electrónica o vinculación laboral/operativa).

Artículo 8. Finalidades Específicas

TUCARGA CARGO S.A.S. recolecta y trata los datos personales con el objetivo de ejecutar las actividades derivadas de su objeto social en el sector de transporte terrestre de carga:

Gestión Operativa de Carga: Expedición de remesas terrestres de carga, emisión de Manifiestos Electrónicos de Carga (MEC), monitoreo y seguimiento satelital (GPS) de rutas y despachos.

Relación Comercial y Clientes: Formalización de contratos de transporte, cotizaciones, cobranza, facturación electrónica y comunicación sobre el estado de la mercancía.

Gestión de Vehículos y Conductores (Terceros/Poseedores): Enrolamiento, validación de antecedentes, verificación de licencias de conducción, documentos del vehículo (SOAT, RTM), afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral y control de ingreso a terminales de carga.

Cumplimiento Legal y Regulatorio: Reportes ante el Ministerio de Transporte (RNCG), Superintendencia de Transporte, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y autoridades policiales o judiciales.

Seguridad Vial e Integral: Implementación y seguimiento del Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV), Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) y control de accesos a instalaciones mediante videovigilancia.

Comercial y Marketing: Envío de información referente a servicios, promociones, encuestas de satisfacción del cliente y evaluación de calidad en la prestación del servicio.

Artículo 9. Autorización
El Tratamiento de datos requiere de la Autorización previa, expresa e informada del Titular. Esta será obtenida a través de formularios físicos, medios digitales en la página web, cláusulas en contratos o mediante conductas inequívocas del usuario/titular.

Artículo 10. Prueba de la Autorización
TUCARGA CARGO S.A.S. adoptará las medidas técnicas, organizativas y de archivo necesarias para conservar los registros de las autorizaciones otorgadas por los titulares.

Artículo 11. Aviso de Privacidad
En la página web oficial y en los puntos de atención se mantendrá publicado el Aviso de Privacidad, mediante el cual se informa al Titular sobre la existencia de esta Política, el canal para ejercer sus derechos y los usos que se le darán a sus datos.

Artículo 12. Medidas de Seguridad de la Información
En cumplimiento del principio de seguridad, TUCARGA CARGO S.A.S. aplicará protocolos administrativos, humanos y tecnológicos necesarios para salvaguardar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de las bases de datos, evitando su alteración, pérdida, acceso o uso no autorizado.